Kot vemo, pri vodenju poslovanja ne zadošča več le pogled čez palec, ampak je treba danes vse podrobneje preverjati, usmerjati in planirati. Ali človek sploh še zmore vse našteto in z uveljavljenimi programskimi orodji?
Vsi podatki iz računovodstva, prodaje, proizvodnje in drugih oddelkov nimajo pravega smisla, če jih ne zmoremo pravilno zajeti, združiti in pretvoriti v koristne informacije. Na tem mestu vstopi poslovna inteligenca oziroma BI orodja.
Matej Markelj, strokovnjak za poslovno inteligenco, nam je zaupal, zakaj vse več organizacij vlaga v izobraževanje zaposlenih za področje poslovne inteligence in v uvedbo BI orodij.
Ali čisto vse organizacije potrebujejo BI?
Ni nujno. Markelj pravi, da sta pri odločitvi za vpeljavo poslovne analitike pomembni razlogovna in časovna komponenta.
Glavni razlogi za uporabo analitičnih orodij so:
- hitrejše sprejemanje odločitev,
- sprejemanje boljših odločitev ter
- v podjetjih lažje razumevanje trga in obnašanja kupcev.
Ob navedenih argumentih je nemogoče reči, ali poslovno inteligenco potrebujejo le večje organizacije. Vsekakor ne gre prezreti statistike, da se v večini primerov za BI orodja odločijo organizacije z zahtevnejšimi procesi.
Po drugi strani pa tudi manjše organizacije odkrivajo, da ob vse večjih količinah podatkov potrebujejo orodja za analizo vsaj nekaterih področij.
Glede časovne komponente pa Markelj v šali dodaja, da bi morali z vpeljavo sodobnih orodij začeti že včeraj. Digitalizacija je namreč v nezadržnem zagonu in zamudniki lahko čez noč postanejo nekonkurenčni.
Bistven del poslovne analitike so ljudje
Vsaka analitika temelji na sortiranju informacij, na drugi strani pa te informacije prejemajo ljudje, ki jih morajo znati izkoristiti.
V praksi veljajo trije načini izkoristka informacij:
- Več kot imamo znanja, manj informacij potrebujemo.
- Več kot pridobimo kvalitetnih informacij, manj znanja potrebujemo.
- Če imamo kvalitetne informacije in veliko znanja, smo v konkurenčni prednosti.
Najbolj ugoden je torej tretji način, ki je hkrati glavni razlog, da organizacije vse bolj izobražujejo kadre za področje poslovne analitike.
Ideal, ki mu ob tem sledijo nekatere organizacije, je predstavljen v obliki modela DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom). Ta model pravi:
- Iz podatkov pridobimo informacije,
- iz informacij se nam oblikuje vpogled v poslovanje,
- celostni vpogled povežemo v znanje,
- iz znanja pridobimo modrost in
- na podlagi modrosti lahko sprejemamo odločitve, ki vplivajo na našo organizacijo.
Seveda pa je v poslovnem svetu modrosti toliko, kolikor je zaposlenih. Kljub temu, da je vsaka organizacija malce posebna, pa se v širšem smislu glavni cilji zbiranja informacij ne razlikujejo prav veliko.
Kateri so glavni cilji zbiranja informacij?
Strokovnjaki naštevajo naslednje cilje zbiranja informacij:
- Povečanje učinkovitosti procesov (prilagajanje procesov, optimizacija delovnih tokov ipd.).
- Povečanje produktivnosti, torej da z enakimi resursi opravimo več.
- Lažje planiranje investicij in znižanje stroškov (npr. optimizacija zalog).
- Nadzor kakovosti in uvajanje izboljšav v primeru napak ali variacij.
- Organizacija napovedanih vzdrževanj, s katerimi se izognemo izpadom ali okvaram.
- Doseganje skladnosti s predpisi, ki so v večini panog bistveni oz. obvezni.
- Lažji nadzor procesov in predhodno odkrivanje zamud ali drugih tveganj.
Kvalitetne informacije so zanesljiva osnova, ki jo odločevalci uporabijo za razumevanje svojih poslovnih procesov, potreb strank in zahtev tržišča.
Obilica podatkov prihaja iz različnih virov. Največjo dodano vrednost v primerjavi s preteklostjo pa predstavlja dejstvo, da so dostopni takoj in pripravljeni za nadaljnje analize in obdelave.
Od kod se podatki stekajo v BI orodja?
Surove podatke lahko tekom poslovnega procesa zajemamo v različnih aplikacijah in napravah. Najpogostejše so:
- Sistem ERP (računovodstvo, prodaja, človeški viri, zaloge …),
- Sistem CRM (komunikacija s kupci, prodajne priložnosti, zgodovina nakupov, marketinške kampanje …),
- Dokumentni sistemi,
- Sistem MES za proizvodnjo (nabava, zaloge, logistika, dobavitelji …),
- Senzorji (IoT), ki so nameščeni na proizvodnih linijah in obratih za spremljanje stanja strojev v realnem času.
Seveda pa pridejo v poštev še mnogi drugi podatkovni viri ali programi, ki se povezujejo v zgoraj naštete sisteme. V poštev pride tudi uvoz iz Excelovih dokumentov.
V času vzpona digitalizacije dnevno nastajajo novi podatkovni kanali, ki pomagajo vodjem, da si hitreje zgradijo izkušnje in izostrijo občutek intuicije.
Kaj se zgodi, če odločitve sprejemamo le po občutku?
Ko se odločitve sklepajo le na osebnih predvidevanjih in izkustvih, namesto na osnovi zanesljivih informacij, lahko to predstavlja naslednje izzive:
Manjša prilagodljivost
Brez zanesljivih informacij o priložnostih in razmerah na trgu se organizacija počasneje prilagaja. Hitre izboljšave pa v dinamičnem poslovnem svetu pomenijo konkurenčno prednost.
Izgubljene priložnosti
Brez pregleda nad trendi in potrebami svojih kupcev podjetje zamuja priložnosti za razvoj ali širitev na nove trge, kar pomeni slabšo konkurenčnost na tržišču.
Slab pregled nad kapacitetami
Brez zanesljivih informacij tvegamo, da kapacitete niso usklajene s povpraševanjem na trgu. V nekaterih organizacijah ne vedo, koliko in kdaj so zasedeni oziroma koliko je še prostih kapacitet. Zaradi tega pride do zamud ali pa recimo do kopičenja zalog ipd.
Slabša kvaliteta izdelkov v proizvodnem podjetju
Brez ustreznih podatkov je težko identificirati vzroke za težave ali napake v proizvodnji. Posledica je lahko slabša kakovost izdelkov, podjetje pa na ta račun izgubi zaupanje kupcev.
Mnogi uporabniki šele mesec po koriščenju BI orodja ugotovijo, koliko pomanjkljivosti in priložnosti so dotlej spregledali.
Poglejmo, kako je v praksi …
Na vprašanje, kako jim je poslovna inteligenca izboljšala poslovanje, večina organizacij navaja tri spoznanja:
- »Sedaj imamo eno "resnico".« Pogosto se dogaja, da izkaze pripravlja vsak oddelek ločeno in tako hitro pride do tega, da se posamezni rezultati med sabo razlikujejo.
- »Naš direktor je pridobil "ptičjo perspektivo"«. Nemogoče je imeti čisto sliko poslovanja, če nimaš zbranih vseh podatkov na enem mestu. S pomočjo BI orodja lahko na podlagi analize enega meseca ali več let ugotovimo, kje so nastajali stroški.
- »Privarčevali smo čas za pripravo analiz«. Zelo pogosto se dogaja, da visoko kvalificiran kader še vedno izvaža podatke v Excel in porabi ves dan ali celo več dni za ročno izdelavo analiz. To je nesprejemljivo.
Matej Markelj za konec dodaja, da je v osnovi »analitika ustvarjena za ljudi in ne za to, da bi ljudje ročno ustvarjali analitiko.« Prav je, da imajo vsi pooblaščeni vodje dostop do poročil, brez pošiljanja prošenj in dodatnih obremenitev računovodje ter drugih sodelavcev.
V kolikor razmišljate o uvedbi poslovne analitike, nam za neobvezujoče srečanje pišite na info@saop.si.
